La “Hoja de Encargo Profesional”.

Una Hoja de Encargo Profesional (HEP) es básicamente un contrato de prestación de servicios suscrito entre un cliente y un abogado por el que el primero encarga al segundo un asunto determinado, el segundo lo acepta, y en dicho documento se fijan las condiciones que han cumplir ambas partes.

En toda HEP se deben incluir una serie de datos importantes y esenciales que le dan validez a la misma, para evitar equívocos y futuros problemas ante una disconformidad por alguna de las dos partes. Así, por ejemplo, deben tener un lugar preferente los datos de la persona que encarga el trabajo (esto es, el cliente), dejando claro sus datos personales (nombre completo, la dirección actualizada y su DNI). También han de aparecer de manera inequívoca los datos del Letrado que acepta el trabajo (nombre completo, la dirección profesional del mismo, así como su número de Colegiado y el Colegio Profesional al que pertenece).

Otro asunto a tener en cuenta es que hay que dejar MUY CLARO el tema que se encarga (o temas, si son varios), siendo en su redacción lo más conciso y directo posible, puesto que ésta es la base fundamental para que un cliente pueda o no reclamar por su acción al profesional si surgiesen divergencias respecto a la realización del trabajo y servicio profesional solicitado y encargado.

Igualmente debe contener las advertencias precisas que el abogado considere conveniente efectuar al cliente para que éste las conozca y acepte, tales como posibilidad de que en caso de ejercicio de acción judicial la misma pueda resultar infructuosa con posible condena en costas, consentimiento para cesión de datos personales a otros profesionales, entidades bancarias, etc.

Por último, entre esos datos básicos con los que debe contar toda HEP se encuentra el consignar en la misma el importe (o importes) que el profesional va a cobrar por el asunto y sus fases, y las fórmulas y medios de pago (cuantías, plazos, etc.) por las que el cliente va a abonar el encargo. Todo, por supuesto, con el desglose de impuestos en dichas cantidades (un ejemplo: no es lo mismo 1000€ impuestos incluidos que 850€ impuestos excluidos).

Y aunque resulte tonto el decirlo, la fecha del encargo es FUNDAMENTAL para ambas partes que se plasme en el documento.

Dicho lo básico, otros elementos con los que debe contar este tipo de documentos son las referencias a posibles suplidos en la realización del encargo, esto es, costes derivados de la actuación profesional ajenos al profesional. De esta forma, si para la realización del encargo hay que mandar un Burofax, pedir una Nota Simple, desplazamientos, etc., o contratar los servicios de otro profesional (Procurador, Perito, Notario, etc.), el cliente debe saber que estos suplidos corren a su cargo, y no van incluidos en los honorarios profesionales del abogado.

Evidentemente, estos posibles gastos no surgen de la nada, y previamente a la elaboración de la HEP el Letrado ha de informar al cliente de aquellos gastos evidentes, y los posibles (dentro de cada caso), para que quien encarga no se lleve a engaño o dude de la actuación correcta de su abogado.

Un apunte más. No hay que olvidar que una HEP es un contrato de prestación de servicios, y que como tal, si alguna de las dos partes cree que la otra no cumple con la misma, puede llevarla a los tribunales. Es fundamental dejar claro en la misma qué tribunales serían objeto de la disputa. Y esto es importante porque si un cliente de Madrid contrata los servicios profesionales de un Letrado en Granada, y en la HEP pone que los tribunales objeto de posible litigio son los de Granada, a la hora de actuar judicialmente habría que dirimir las diferencias en la ciudad de la Alhambra.

Finalmente, un consejo. No olvide que las HEP se firman en TODAS LAS PÁGINAS (documento impreso), y que lo conveniente es que ambas partes se queden copia.

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